Aujourd’hui, la messagerie électronique constitue un moyen de communication incontournable. Qu’il s’agisse d’échanges professionnels ou académiques, de démarches administratives ou de conversations informelles, tout le monde est amené à écrire des mails presque quotidiennement. Rédiger des courriels en allemand se révèle donc une étape indispensable de l’apprentissage de la langue. Cet article vous aidera à y voir plus clair parmi les formules d’appel et les expressions formelles et informelles, afin de pouvoir vous exprimer et éviter les faux pas tant dans le monde professionnel que personnel.
Premiers conseils utiles pour écrire un mail en allemand
Si votre boîte mail est en allemand, vous devrez d’abord apprendre à vous y retrouver. Vous trouverez votre courrier dans la boîte de réception (die Posteingang). L’interface comprend aussi :
- les brouillons (die Entwürfe)
- les mails envoyés (die gesendeten Elemente/E-Mails)
- la corbeille (die gelöschten Elemente/der Papierkorb).
Ensuite, dans l’interface d’envoi, vous devrez définir le destinataire (der Empfänger) et l’objet (der Betreff). Ne négligez pas l’objet : c’est ce qui permettra à votre mail de se démarquer parmi une centaine de mails non-lus. Restez clair et concis, indiquez clairement le but de votre message. Cela vaut aussi pour tout le reste de votre mail. Dans le monde professionnel, les Allemands apprécient généralement la concision, la clarté et la précision. Évitez donc les explications vaseuses, les expressions floues et les éléments trop personnels, venez-en rapidement au fait.
Comme dans toutes les langues, vous devrez également rester attentif.ve au ton de votre message en fonction de la personne à qui il est adressé. Cela implique notamment d’opter pour le vouvoiement (Sie) dans un cadre professionnel ou administratif, et d’utiliser le tutoiement (du) dans des situations plus informelles comme un échange entre amis ou collègues. Vous devrez en outre choisir judicieusement vos formules d’appel et de conclusion.
Les formules d’appel pour écrire un mail en allemand
Soigner votre formule d’appel (die Anrede), également appelée formule de salutation (die Begrüßung), est très important puisqu’il s’agit du premier élément que lira votre destinataire.
Les formules d’appel formelles
La formule de salutation la plus formelle est « Sehr geehrte(r)… » (litt. très estimé), elle peut être complétée en fonction des informations dont vous disposez sur votre destinataire.
- Si vous ignorez totalement à qui vous vous adressez, utilisez la formule « Sehr geehrte Damen und Herren », qui peut être traduire par « Madame, Monsieur ».
- Si vous connaissez le genre et le nom de votre destinataire, adaptez la formule en « Sehr geehrter Herr (nom) » pour un homme et « Sehr geehrte Frau (nom) » pour une femme.
- Enfin, si vous connaissez le titre du destinataire, vous pouvez l’ajouter à la formule. Par exemple « Sehr geehrte Frau Direktorin ».
Les formules d’appel courantes
Les formules courantes correspondent à un niveau intermédiaire entre le formel et l’informel. Vous pourrez donc les utiliser à l’encontre de personnes que vous connaissez et avec qui il serait étrange d’employer des formules très formelles, mais de qui vous n’êtes pas très proche.
- Un simple « Guten Morgen/Tag/Abend » suivi de « Herr/Frau » et le nom de famille fait très bien l‘affaire dans une conversation courante. Par exemple, « Guten Morgen Frau Meyer ».
- Vous pouvez aussi employer la salutation « Hallo » si vous connaissez vraiment bien la personne, en la faisant également suivre de « Herr/Frau » et du nom de famille, afin de ne pas tomber dans un registre trop personnel.
Les formules d’appel informelles
Enfin, si vous vous adressez à des amis ou collègues proches, employez plutôt une formule informelle.
- Tout comme le français « cher », l’allemand emploie le mot « liebe(r) » dans un contexte familier. Par exemple, « Lieber Herr Schneider » ou « Liebe Petra ».
- Ici aussi, l’expression « Hallo » peut être employée, mais elle est alors souvent suivie du prénom. Vous pouvez également intercaler un « liebe(r) » afin de rendre le tout plus amical. Par exemple : « Hallo lieber Johannes ».
Le contenu d’un mail professionnel ou administratif en allemand
Dans le cas d’un mail personnel, on ne retrouve pas de structure définie : libre à vous de choisir ce que vous écrivez, car un manquement aux conventions ne sera pas perçu comme de l’impolitesse par votre destinataire. En revanche, lorsque vous rédigez un mail professionnel ou administratif, veillez à ce qu’il soit clair et structuré. Pour ce faire, tentez d’inclure les éléments suivants.
Une phrase introductive
Malgré la concision qui reste de mise, passer directement d’une formule d’appel au cœur du sujet peut paraître un peu abrupt. N’hésitez pas à inclure une courte phrase d’introduction après la salutation, par exemple :
- „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“ : J’espère que vous allez bien
- „Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort“ : Merci beaucoup pour votre réponse rapide
Notez que la première phrase après la formule d’appel ne prend pas de majuscule en allemand. Il s’agit d’une convention.
L’expression du but de votre message
Ensuite, introduisez le but de votre message. En fonction du contexte, il peut s’agir d’un dépôt de candidature, d’une réponse à une question, une demande d’informations… Quelques exemples :
- „Ich schreibe Ihnen, um … zu …“ : Je vous écris afin de…
- „Auf Ihrer Internetseite habe ich von Ihrem Angebot erfahren und ich würde mich gerne um die Stelle bewerben“ : J’ai pris connaissance de votre offre sur votre site Internet et j’aimerais postuler.
- „Nachdem ich Ihre Anzeige zur Kenntnis genommen habe, möchte ich etwas mehr über … erfahren“ : Après avoir pris connaissance de votre annonce, j’aimerais en apprendre davantage sur…
L’introduction d’une pièce jointe
Si vous joignez un document à votre message, n’oubliez pas de le préciser.
- Vous pouvez utiliser la préposition « anbei » (ci-joint), par exemple « Anbei finden Sie meinen Lebenslauf » : ci-joint, vous trouverez mon CV.
- Cependant, l’expression la plus courante reste « im Anhang » (en pièce jointe) : « Im Anhang finden Sie das angeforderte Dokument » : Vous trouverez en pièce jointe le document demandé.
- Pour vous référer aux documents en pièce jointe, vous pouvez parler de « beigefügte Dokumente ».
Une conclusion
Concluez votre message, que ce soit en invitant votre destinataire à vous recontacter, en lui souhaitant un bon week-end ou, tout simplement, en vous réjouissant à l’avance d’un service que vous lui avez demandé.
- „Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Hilfe“ : Je vous remercie d’avance pour votre aide.
- „Ich freue mich darauf, bald mit Ihnen zu arbeiten“ : Je me réjouis de travailler bientôt avec vous.
- „Ich wünsche Ihnen ein schönes Wochenende“ : Je vous souhaite un bon week-end.
Les formules d’usage pour conclure un mail en allemand
Une fois votre mail soigneusement rédigé, n’oubliez pas de conclure en beauté. Ici aussi, respectez le ton que vous avez employé tout au long de votre message.
Les formules de conclusion formelles
Si vous souhaitez rester dans un cadre très formel, utilisez les formules suivantes.
- La formule formelle la plus courante est « Mit freundlichen Grüßen ». En français, elle correspond à des formules telles que « Je vous prie d’agréer l’expression de mes salutations distinguées ».
- Vous pouvez aussi écrire « Hochachtungsvoll », qui signifient plutôt « Avec ma considération distinguée ».
Les formules de conclusion courantes
Voici quelques exemples de formules polies, mais moins formelles.
- « Herzliche Grüße » qui peut se traduire comme « cordialement ». L’adjectif peut varier et être remplacé par « freundliche », ou encore « viele ». Vous pouvez également ajouter le lieu où vous vous trouvez, c’est une pratique courante en Allemagne. Par exemple « Viele Grüße aus Köln ». À l’inverse, vous pouvez aussi envoyer ces salutations là où se trouve votre destinataire.
- « Bis dahin alles Gute » : que tout aille bien d’ici là.
- « Bis zum 15. Februar » : on se voit le 15 février.
Les formules de conclusion informelles
Vous pouvez utiliser les formules courantes pour conclure un mail informel, comme « Viele Grüße ».
- La variante « Liebe Grüße » est cependant plus familière.
- « Mach’s gut » : que tout aille bien.
- « Bis bald » : à bientôt, « bis Montag » : à lundi.
- Pour une personne très proche, vous pouvez employer des expressions plus orales comme « Tschüss » ou « Ciao ».
Vous disposez à présent des informations les plus importantes pour rédiger correctement un mail en allemand. Dès que vous aurez acquis ces expressions et conventions, mettez-les en pratique le plus souvent possible afin que le tout devienne un réflexe. Vous vous instruirez également en lisant attentivement les réponses de vos interlocuteurs. Vous verrez, écrire des mails en allemand deviendra de plus en plus naturel !